- 27. Februar 2018 | Isabelle Lackinger | Allgemeine News
Unternehmen werden größer, Postwege länger und die Kommunikation im Unternehmens und mit externen Partnern zeitintensiver. Eine gute Möglichkeit, um Zeit, Mühe und Kosten zu sparen, ist daher die Prozessdigitalisierung.
Großwallstadt, 27.02.2018
Die Kommunikation spart so nicht nur Portokosten, sondern wird auch effizienter. Außerdem können Daten so auf sichere Art und Weise archiviert und aufbewahrt werden. Verträge und andere sensible Dokumente lassen sich beispielsweise in einem Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) verwalten. Wird dieses DMS um den Signatur-Prozess erweitert, werden die Daten nicht nur strukturiert aufbewahrt, sondern deren Integrität über Jahre sichergestellt. Ein derart elektronisches Archiv ist nicht nur platzsparender, sondern auch deutlich einfacher zu verwalten.
Wenn auch Sie mit dem Gedanken spielen, Ihre digitalen Prozesse zu optimieren, sollten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen beantworten:
- Mit welchem Prozess sollte ich beginnen?
Beginnen Sie damit, Ihre Prozesse zu identifizieren, um das Gesamtpotential für die Digitalisierung abzuleiten. Wählen Sie im ersten Schritt einen einfachen Prozess mit wenig Teilnehmern aus und führen Sie in diesem Prozess die Systeme, welche für die Digitalisierung genutzt werden, mit ein. Ist die IT-Infrastruktur geschaffen, können Sie mit den komplexeren Prozessen fortfahren. - Wie bilde ich Genehmigungen oder Freigaben in meinem digitalen Prozess ab?
Die elektronische Signatur bietet alles: von Personenbindung über eine Signaturbegründung bis hin zur Nachweisbarkeit und eignet sich deshalb ideal für die digitale Abbildung von Vertrauen bzw. Genehmigungen. - Wenn ich auf die digitale Signatur zurückgreife – welche Signaturgüte benötige ich?
Pauschal lässt sich dies nicht beantworten, da es stets von der Reichweite Ihres Prozesses abhängt. Generell ist die Empfehlung, genau zu prüfen, welche Teilnehmer in einem Prozess sind und mit welcher Signaturgüte das Vertrauen hier ausreicht. Ggfs. lässt sich ein Mittelweg durch die Vereinbarung mit Partnern erzielen. Gerne gehen wir in unserem Webinar weiter auf diese Thematik ein. - In unserem Haus besteht noch keine umfassende Kenntnis über die elektronische Signatur und die verschiedenen Möglichkeiten. Was soll ich tun?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Prozessdigitalisierung mit unserem Know-how sowie mit unserer, an Ihre Bedürfnisse anpassbaren, Signaturlösung.
FAZIT:
- Prozessdigitalisierung ist eine sinnvolle Möglichkeit, um diese schneller und transparenter zu gestalten.
- Die digitale Signatur eignet sich dabei perfekt für die Abbildung von Vertrauen und Freigaben.
- Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung mit unserer Expertise und unserer Software.
PS: Mehr Informationen zur Möglichkeit der Optimierung Ihrer Prozesse und unseren Leistungen erhalten Sie hier.
